会议之前，要制定周密的计划，以保证会议的顺利进行，会前计划的五个要点如下：
1.会议目标
2.会议参加者
3.会议方式
4.会议时间，地点
5.会议日程安排
开会之前首先必须清楚地界定会议目标，有一个清晰的目标开会议才是值得的。会议目标所要标明的必须是应该实现什么，而不是应该做什么。
会议参加者一般邀请对于会议有帮助的人。这些人会提出很多好的想法，有利于会议达成结果。邀请需要执行会议决议的人参加会议，是为了让他们更好地领会会议决议，以便执行会议的决议。当然有时不需所有的执行人都参加会议，可以让会议执行人的代表或上司参加，如果难以分辨这个人是否值得邀请，宁可邀请而不排斥。与会人数不宜太多，挑选参会人的参考指标如下：
这些人是否有与议题相关的专业知识
是否有充足的不同经验
级别和地位是否适合
是否有行政和法律责任来审查和决定
才能和职责是否与其他人重复
是否因目前的工作量大导致“人在心不在”
会议方式的确定主要包含4个方面：
是否预先分配好各个阶段的时间：主持人开始讲多长时间，中间议题的讨论多长时间，集思广益多长时间，总结的时间。
时间的分配跟议题的重要性是不是一致。
确认每个阶段采取的方式：
第一个阶段跟大家介绍背景资料，可能是宣读式的；
第二个阶段跟大家呈现问题；
第三个阶段大家讨论。必须准备好每个阶段所用的方法，才能有效发挥会议的功效。
一旦某种方式不成功，是否有备用的策略。比方让大家讨论，但大家就是不愿说，这时有什么备用方法。
安排会议的时间应注意，避免假期或周末前一天的下午。要照顾关键人物参加会议的时间，如果关键人物不在，宁可延迟会议。避免只有开始没有结束的时间。至于会议地点，首先考虑没有打扰\/噪音和其他使人分心的因素。足够的设施\/设备\/暖气\/灯光\/茶水。场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。同时还要令与会者方便。在会场座位安排上，如果与会者不自在，看不见对方\/黑板\/图像，他们将不再专心一致，而是乱写乱画。将持不同意见的两个好辩者分开坐，或不面对面的坐，将好辩者安排在沉默者旁边。
选择座位的学问
切记选择令人忽视你存在的位置。
临近主持人而座，适时扮演顾问。
与你的主管迎面而座，一唱一和。
若想选择有利的位置，切记不能迟到
接下来要做的是，编排会议议程。编排会议议程的两个原则：按照议题的轻重缓急排序；预估每个议题的时间并明确地标出。另外还要提前下发《日程安排》，日程的内容包括：会议主题，会议时间\/地点\/人员，会议的4个角色，会议目标及背景材料，会议内容。
把握会议开端
会议日程安排好以后，接下来就应该召开会议了。
1.好的会议开端
要做到准时开始。尤其有重要人物参加时，会议的准时性更为重要。
把注意力集中在会议的目标上。
营造一种“我群感”的气氛。把大家看成我们，而不是你们。
制定会议的基本规则。比方说所有的手机放在静音状态；缺席会议需要提前请假等等。
要确定个人的职责。谁是主持人，谁是空中调度，谁做时间控制，谁来记录，通常要由主持人告诉大家。
2.不好的会议开端
会议延迟
知道会议的目标
缺乏指引，并不是按部就班的进行
进入内容太直接，还不知道会议的背景，就直接进入议题
破冰手段：
必要时主持人在进入会议内容之前要做一些会议议题的背景资料介绍，以便让大家清楚在什么样的情况下讨论问题。在会议开始的时候可以使用一些破冰手段，营造积极的气氛，增加内聚力。
比方这次会议要倡导的是一种团队气氛，那么可以采取一种游戏的方式，在会场中准备一个气球，如果你认为谁对你的帮助最大，就可以把气球传给他，他也要这样把气球继续传下去，直到所有的人都传遍了为止。由此可以得到一个结论，所有参加会议的人员中没有人可以离开其他人而独立完成工作，我们需要彼此帮助。这就是一种破冰的手段，时间不长，但已经营造了一种“我群感”的气氛，大家觉得我们是一个团队，是一个大家庭，我们一起来完成这个目标。
推进会议扩展
会议的扩展是指小组成员通过脑力激荡的方式及成员的不同的思维方法产生多方面的意见以供选择