天早上再来处理?有必要为了竞争对手的一次公开发布而让整个团队压力倍增吗?把钱花在广告上值吗?在一头冲进去之前,一定要先确认这项任务的真正价值。
以上列出的问题,你得不停地问自己(以及其他团队成员)。当然没必要把这列为常规流程,但是也别把这些问题搁置不理。
同样,要勇于亮出你的结论。有时候放弃其实是一步好棋,即使你已经为之投入很多努力,也不要继续把大好的时间浪费在不值得做的事情上。
打岔是效率的敌人
如果你总是为了工作而熬夜或者牺牲周末时光,其实并不是因为你有很多工作要做,而是因为你的工作状态不佳。而工作状态不佳就是由打岔引起的。
仔细想想:你大部分的工作是什么时候完成的?如果你和大多数人一样,选的是夜里或凌晨,那就绝不是巧合,这些时段通常都是身边没人的时候。
下午两点,人们通常在开会或者回复邮件,或者与同事聊天。有人会拍拍你的肩膀,也会有些临时的小集会,这些看上去好像都是无害的,实际上这些行为在腐蚀你的生产力,这都属于打岔。一旦你的思路被打断,你的工作就完不成了。
打岔事件把你的工作日切割成了一段一段的。45分钟后你有一个电话,15分钟后你得去吃午餐,不知不觉就到了下午5点,而你只有一两个小时能够不被打扰地去工作。在这种不断地开始、暂停、开始、暂停的状态下,你根本没法做正事。
反之,你应该达到一种旁若无人的境界。长时间的单独工作能使你达到最高效率。当你不再为了不同的任务去切换思维时,你能干完一整车活儿。(有没有注意过自己在飞机上那种零打扰、无络的状态下能达到怎样的工作效率?)
要达到这种旁若无人的境界是需要时间的,而且还要不被打扰。就好像快速动眼睡眠(REM)一样(一种多梦的浅睡眠状态):人不会直接进入快速动眼睡眠状态,你得睡着才行。一旦在这种浅睡眠状态中受到打扰,你就会彻底醒过来,又得重新入睡。快速动眼睡眠是真正神奇的梦幻睡眠时段,与此同理,人们处于那种旁若无人的境界时,效率也会出奇的高。
当然,你不必非得在凌晨去享受这种灵感迸发、精神高度集中的独立境界。你可以在工作中定下规矩,比如上午十点到下午两点间,任何人不得串岗闲聊(午餐时间例外)。也可以把整个上午或整个下午设成你自己的独立时段。或者把“休闲星期五”改成“噤声星期三”,你要做的就是保证这个工作时段完全不受打扰,确保彻底消灭以任何借口扼杀生产力的打岔。
就这样一直下去,一个成功的独立时段意味着戒掉八卦瘾。在这个时段内,封锁即时聊天工具、挂掉电话、关闭邮箱、叫停会议。唯一能做的就是闭嘴、干活。你会惊讶于自己居然能干这么多活。
同样,当你需要与人合作时,要采用被动交流工具,比如用电子邮件这种不需要立即回复的交流方式,去替代那些会打断别人工作的方式,比如电话、开会之类。这样一来,别人能在方便的时候再回复你,而不是被迫立即放下手头的事情来回复你。
你的生活被各种干扰包围着,只有你自己才能去发起反击。
会议有毒
世界上最可恨的打扰莫过于开会。原因如下:
?会议中充斥着纸上谈兵和抽象的概念,多是不切实际的。
?会议中能够传达的信息量少之又少。
?人们在会上最容易跑题,比暴风雪中的芝加哥出租车还容易迷失方向。
?会议要求人们作好充分准备,但大多数人根本没时间准备这些。
?会上制订的日程常常模棱两可,根本就没有人真正了解目标是什么。
?会议中总难免轮到那么一个低能人士发言,于是大家的时间都被浪费在他们的扯淡上。
?会议具有自我繁殖功能。一次会议总能引出下一次会议,以及再下一次的会议,并生生不息……
不幸的是,会议总是被安排得像电视节目一样。人们不得不抽出半小时到1小时的时间来开会,因为按照计划就得如此(从来没有人在Outlook上安排一个7分钟会议)。这简直糟糕透顶!如果一场会议只需要花7分钟就能达到目的,那就只花7分钟去开会得了。不要把7分钟硬拉成30分钟。
当你从这个角度来考虑时,会议的真实成本就令人咋舌了。假设安排一场长达1小时的会议,有10人参加,则实际上这是一场花费了10小时的会议,而不是1小时。你是在用10小时的生产力来换这1小时的会议。而且,如果算上放下工作、走到会议室开会、然后又走回办公室重新开始工作的这个过程中的思维转换时间,实际上会议的成本是15小时。
用10小时或15小时的生产力来换1小时的会议,这到底值不值?有时候可能是值得的,但是代价未免过高。单从成本角度来分析,这种规模的会议很快就会成为负债,而不是资产。想想你实际