为使公关活动能顺利进行,且开支不超过预算,实现低投入高效益,必须对公关预算进行控制。在确定了公共关系活动主题后,策划者不仅应列出活动的时间计划,以确保各项工作配合得天衣无缝,还要对活动费用进行审定,特别应注意预算中要留有余地。应仔细研究策划中的有关操作程序和费用预算,分析每一细节及由此所带来的传播效果和与公众可能建立起来的协作关系,最后设想某一环节的失误将给企业带来的损失,如会不会产生逆意公众,会不会出现负面报道等。尤其要检查企业与公众在活动中的合作方式,看是否会产生公众误认为自己被企业所利用的情况,这一点要坚决避免。要研究在达到目标传播效果的基础上如何节约费用开支。公关预算控制包括经营控制、定期控制和单项控制三部分。一般的费用预算包括:
大众媒介投入,包括报纸、电视、杂志、广播、路牌广告等媒体投入。
活动现场费用预算,包括场地租金、横幅、治安、录像与剪辑、资料费、快餐费、饮料费等。
嘉宾交通费及补贴。
公众奖品。
请柬。
机动费用。
(四)公关活动效果分析
公关活动效果分析是一项总结性评估,它主要检测、评价公共关系活动对目标公众的作用和影响程度,以及整个公共关系目标的实现程度。公关活动的效果分析的目的就在于控制和协调公共关系活动,努力实现既定的目标,避免公共关系活动的失败。
公关活动效果分析又包括以下内容:
1接受信息的公众数量的衡量
其主要内容有:社会公众从公共关系活动中了解了什么信息;社会公众是否接受了信息;公众所掌握的有关组织的信息是否得到了补充;这些信息对目标公众有何影响;接受信息的目标公众的数量,等等。
2转变态度的公众数量的衡量
其主要内容是:一段时期内社会公众对组织有关问题的立场和观点如何;社会公众对组织所持的认识、评价和倾向性是否发生了变化以及变化的内容;转变态度的目标公众的人数以及态度转变的程度;态度转变与公共关系工作的关系,等等。
3产生行为的公众数量的衡量
其主要内容是:组织期望公众产生的行为是否发生;出现期望行为的公众的数量;公众行为与公共关系活动的关系;公共关系活动对公众行为的影响程度;重复期望行为的公众数量的多少;公共关系活动是否达到了目标和解决了问题;公共关系活动产生的结果是否与计划目标相一致,等等。
(五)工作量评估
对一项公关活动所需人力和时间等因素的综合测算,就是公关工作量评估。它分为定期公关工作量估计与专项公关工作量估计、日常事务型公关工作量估计和年度公关工作量估计。其主要内容是:公共关系部门或人员的工作效率如何;在一定时间内撰写并发送的新闻稿件、专题报告、信件以及其他宣传材料的数量有多少;拍摄的图片的数量有多少;举行了多少次展览会和新闻发布会,等等。
公共关系评估的基本程序
公共关系的评估,由于针对的具体目标不同,其评估内容和手段也会有很大的差别。但是,不管目标、内容、手段的差别如何,其体现活动规律的基本程序是相对固定的。
一、评估准备
评估准备一方面是准备好评估所需的人、财、物,并且在必要时对评估人员进行评估方案培训;另一方面则是对当前的公关活动形势的掌握,其主要内容包括:背景(市场概况、历史、经营氛围和问题);商业信息(市场现状、受众、目标、宣传要点);公关活动的记录(公关活动的历史、成就、问题、优势与弱点)。
二、确立评估目标
公关目标是评定企业公关效果的标尺。公关经理在评定时既不能抬高标准,也不能降低标准。同时,还需要达成共识,如不能形成共识,研究工作就会经常产生大量曾使用过的或是无用的数据资料。
统一的评估目标是评估人员开展评估工作的参照系。如果目标不统一,就会在调研中搜集到许多无用的资料,从而影响评估的效果与效率。公共关系活动目标的确定是慎之又慎的事情,目标或目标体系的确立往往在公共关系策划时完成。从某种意义上说,公共关系策划的过程就是目标确立的过程。有人认为,在决定开展公共关系评估时才应设定目标,这种观点是不正确的,做法是不科学的。公共关系目标或目标体系的确立,首先应合乎企业总目标的要求,在此基础之上,才能确立公共关系目标。而公共关系目标又有总体目标和具体目标之分。企业必须将总体目标和具体目标有机地结合起来,归纳出策划目标的内容,为公共关系效果评估提供依据。
三、确定评估标准
评估标准是评估人开展公共关系工作绩效评估的依据。从最根本的意义