总之,企业的发展,避免不了危机事件的发生。所以,要掌握危机处理的方法,积极引导公众,缓和矛盾,理顺企业各方面的关系,促进企业的形象建设。
二、公共关系危机处理的程序
各种类型的危机事件在规模、性质、表现形式、涉及的公众等方面虽有不同,但在处理程序上有其共同点,一个正确的工作程序,对危机事件的有效处理十分重要。这个工作程序应该和危机应急方案相衔接,同时根据当时情况予以调整。
(一)成立危机管理小组,设置危机控制中心
组成人员应包括企业负责人、公关部门负责人和经过培训的危机处理人员。指定新闻发言人和值班人员。
(二)深入现场,掌握第一手情况
除企业负责人、公关部门负责人外,还要有调查事故的专业人员,确实弄清事件发生的时间、地点、原因、人员伤亡和财产损失情况,并掌握事态的发展和控制的情况。
(三)搜集信息,确定对策
在掌握危机的第一手情况、了解公众和舆论反应的基础上,在企业高层人员的直接参与下,深入研究和确定采取的对策和措施。对策和措施不仅要考虑危机本身的处理,还要考虑如何处理好危机涉及的各方面的关系,如企业与员工、受害者、受害者家属、新闻媒介、社区、消费者、客户、政府主管部门等的关系。
(四)组织力量,落实措施
这是危机管理的中心环节。公众和舆论不仅要看企业的宣言,更要看企业的行动。危机往往涉及面很广,光靠公关人员的力量是远远不够的,同样需要企业领导人亲自组织和协调力量,甚至要亲赴第一线。落实措施情况要详细记载并及时向公众和媒介宣布。采取措施不力会产生相反效果。如美国埃克森公司在清除于阿斯加泄漏的油污时拖拖拉拉,激起了当地政府的气愤,因而对公司提出了控告。
(五)总结检查,公之于众
这是危机管理结束阶段必不可少的工作。危机管理小组应对危机处理情况全面检查、评估,并将检查结果向董事会和股东报告,向公众和报界公布。有些重大事故也可采取谢罪广告的形式在报上刊登,表明企业敢于承担责任,一切从公众利益出发,认真做好善后处理工作。
三、公共关系危机处理的基本对策
危机事件的发生对不同的公众产生的影响也不同,因此必须对症下药,针对不同的公众,根据其受影响的程度及其行为心理,采取不同的应对措施。
(一)对企业内部的对策
1迅速成立处理事件的专门机构
由一名主要负责人任机构领导,公共关系部门会同各有关职能部门的人员组成有权威、有效率的工作小组。
2制订方案,协同行动
工作小组要迅速判明情况,制定对策,并通告全体人员,统一口径。
3及时传播信息
所制定的处理危机的基本方针、态度、立场观点和有关事故的真相等,要及时地向外界发布。
4善后服务
如有内部伤亡,应立即通知伤亡者家属,采取果断措施进行救护或善后工作,安抚各有关人员;如属外部事件,应立即组织队伍参与抢救或应急服务工作。
(二)对受损害者的对策
1了解情况,承担责任
认真了解受害者的情况,实事求是地承担相应的责任,向受害者表达歉意并通知有关各方。
2倾听意见,赔偿损失
冷静地倾听受害者的意见,了解受害者的有关赔偿损失的要求。
3把握分寸,表现风格
如受害者确实提出过分的要求,要大度、谦让,不能在事故现场与受害者发生争辩。应在合适场合单独与其商议,有分寸地让步,拒绝时,要注意方式、方法。
4提供善后服务
给受害者以安慰和同情,并尽可能提供其所需的服务,尽最大努力做好善后处理工作。
5尽快实现物质补偿
公布补偿方法及标准,并尽快实施。
(三)对新闻界的对策
1让权威人士发言
公布事故最好是企业总负责人,如厂长、经理等。
2统一发言口径
如何向新闻界发布事故消息,发布时如何措辞,应事先在企业内部统一认识,统一口径。
3语言表达应给人留下深刻印象
说明事故时应简明扼要,尽量避免使用专用术语或晦涩难懂的词句。否则,可能会让新闻人士产生敷衍塞责或者在故意遮掩的不良感觉。
4切忌推测
要谨慎传播,在事实未完全明了之前,不要对事件发生的原因、损失以及其他方面的任何可能情况进行推测性的报道。