有时一些顾客由于不清楚怎样合理使用产品或有效利用产品,从而会要求退货或过早地提出修理要求。这类情况的出现,往往会给企业带来时间或金钱上的损失。更重要的是,如果企业对这类事情处理不当,常常会失去顾客。所以,企业公共关系部门有必要制定顾客教育计划,及时地向顾客说明或建议怎样选择某类产品、怎样节约开支、怎样有效地利用和使用某种产品。实践表明,一旦顾客能够顺利地、得心应手地使用企业的产品,他们就有可能成为企业的永久性的顾客。
三、顾客关系协调的方法
为了建立良好的顾客关系,为企业创造有利的市场营销环境,企业公共关系部门既要制定清晰、明确的顾客关系目标,还要卓有成效地开展一系列旨在改善企业与顾客关系的公共关系活动。很多企业把“顾客至上”、“顾客第一”、“一切为了顾客”作为企业改善顾客关系的基本信条。其具体做法如下:
(一)专门化管理
在企业公共关系部门中,专门设定消费者事务部,委派有经验的顾客关系专家处理有关方面的业务。这些专家或从业人员要具备处理顾客关系的技巧和丰富的知识,要态度和蔼、关心顾客、善于忍耐。
(二)拟定顾客关系计划
拟定顾客关系计划体现了企业管理部门对顾客关系的重视。一份较为详尽的顾客关系计划,包括顾客关系目标、实现目标的标准及实现目标的具体途径与方法。拟定顾客关系计划应当力求比消费者先行一步,表现出企业的远见及对消费者利益的关注。企业公共关系部门应当严格按照顾客关系计划开展有效的公共关系活动。
(三)提高质量
企业要改善企业产品,提高服务质量,使之适合顾客不断变化的需求;向顾客提供品质优良、货真价实的产品和服务,是建立良好顾客关系的基础。
(四)完善服务
始终如一的完善服务是建立良好顾客关系的重要保证。教育员工对顾客提供有礼貌、及时、准确和友好的服务,介绍企业产品的性能、特点、使用方法及注意事项等。特别要妥善处理一系列中间环节(批发、零售、运输)的关系,建立维修点,方便顾客,搞好售后服务,使顾客建立消费信心。
(五)善待顾客
要尽一切努力做好顾客关系纠纷的善后工作。一旦出现差错,必须迅速行动,妥善处理,诚恳地解释、认真地解决实际问题,以挽回影响,维护企业声誉、维护企业在顾客心中的良好形象。通过建立顾客服务档案,组织顾客俱乐部及顾客代表小组,定期召开座谈会或组织顾客参观工厂、邮寄贺卡或感谢信、登门拜访或设立“消费者合理化建议奖金”等活动,联络感情,促进顾客形成对企业的良好印象,争取顾客的信任,与顾客保持良好关系。企业应树立为顾客服务的观念和形象,以顾客为中心来开展企业的各项工作,把满足顾客需要作为一切活动的宗旨。
(六)掌握顾客信息
开展顾客调查,这是企业掌握和了解消费者对企业产品及服务的意见和态度的最佳形式。通过电话访问、信件来往、问卷调查、定期召开消费者或用户座谈会、接待顾客来访或上门拜访等形式,及时地收集与企业产品或服务密切相关顾客的信息,如顾客的年龄、性别、种族、职业、爱好,顾客对企业产品和服务的性质、种类、质量、价格的评价和要求,顾客对企业售后服务的反映,顾客对企业形象的评价和信赖程度等。然后,将这些收集来的信息进行分类、归档,并做出分析和判断,从中发现改善企业与顾客关系的有关环节。
(七)及时反馈
及时向企业管理部门反馈有关消费者的信息。这主要包括:根据消费者的申诉,向企业有关部门提出警告;根据消费者的要求和需要,向企业管理部门提供改进产品和服务的建议,为管理部门拟定评估产品和服务的指导原则,并提出切合消费者实际需要的销售计划;根据消费者的反映,评估企业对消费者利益的关心程度,并为管理部门提供改进的意见和计划等。
自20世纪初,消费者运动经历了近一个世纪的发展。尤其是20世纪60年代兴起的“保护消费者权利”运动,对企业的生产经营活动产生了深远的影响,维护消费者的利益越来越成为企业不可忽视的经营原则。建立和发展良好的顾客关系,将进一步成为制约企业经营成效的基本因素。公共关系之所以能够成为现代企业经营管理的重要职能,其根本原因也正在于:良好的顾客关系的形成与建立取决于卓有成效的企业公共关系活动。
中间商关系协调
在现代化大生产的社会,生产和消费之间,插入了批发和零售,出现了商店、贸易企业等专卖组织。于是,顾客与生产厂家之间的距离,由于这些中间商的介入而变得越来越大了。在绝大多数情况下,使产品与顾客见面的地方是商店,而生产厂家则退居“幕后”。由于生产厂家通常并不直接与顾客打交道,所以建立良好的顾客关系主要依赖