文具用品多属于耗材，用完便没有了，这就意味着购置这些用品的钱永远不会再回来了。其实，如果把文具用品的预算砍掉40%，企业也能正常运转，甚至丝毫不受影响。因此，购置文具用品时一定要精打细算。并加强管理，减少浪费。
（1）不要奢华，只求实用
企业对文具采购质量或是品牌要有限制性规范，有些较新潮、较花哨的文具不能出现在员工们的手上。它们既不实用，价格还不菲。
有一策划公司，员工以年轻的女性居多，她们对于时尚的追求，甚至达到了疯狂的地步。在文具的选择上，总是要求采购员要买进口的、韩版的、外贸的等花哨的文具。一个季度下来，采购员发现文具支出部分超出了预期，总结发现这些较新潮、较花哨的文具贵就贵在新颖上，售价会比普通的文具贵得多。
因此，企业必须制定办公用品采购管理规定，用较少的钱办较多的事，防止铺张浪费。
小贴士
强调以实用为主。
制定文具购买上限金额。
提倡使用低档文具，反对使用高档文具。
（2）控制发放文具
由于日常作业用的文具都不必由员工自己掏腰包来购买，所以员工很可能不知珍惜，所以浪费的概率自然就加大。
在西皇酒店的前台，你总是寻不到一支笔、一张纸的影子，如果你真有需要，要向服务员借用，才可以使用。因为服务员所用的文具全都是严格控制数量发放下来的，没有多余，人手一份。
企业如果能以控制配额的方式来管理文具，规定超过配额，由员工自己花钱；反之，省下来的配额则可以换成奖金。如此一来，可以为企业省下一大笔文具费用。
小贴士
以部门为单位发放。
每月定量发放，领取时有必要的手续。
个人管理好自己的文具物品，丢失、损坏等自己负责。
（3）节省从“笔”做起
许多企业都会在接待处放一些笔以便来访者填写某些表格或资料。可这些笔却经常不翼而飞。这看起来好像是很细微的事情，但聚沙成塔，集合起来就是个巨大的数字。
有个企业的老板，他每个星期都要买一盒蓝色签字笔，因为这些笔总是丢失。这等于他每年仅为此项花费近500元。他发现这个现象后，就将备用笔系在前台或文件夹上，这样，他每3个月才会购买一次。
此外，替换笔芯，也是节省用笔费用的一个好方法。一支圆珠笔用完时，笔杆可能还是好的，这时只需要换根笔芯，这支笔还可以继续使用。
假设一支新圆珠笔的售价是5元，而笔芯只要1元。如果雇员每个月平均要领用20支圆珠笔，现在改成领笔芯的方式，那么每个月就可以替企业省下80元。区区的80块钱，积少成多，长期下来，节省的资金也是相当可观的。
小贴士
合理安排笔的放置位置。
以部门为单位，选择不同颜色的笔，以示区别。
（4）减少订阅不必要的报纸杂志
报纸杂志的订阅费用，是一个经常 被忽略的问题。真的需要订阅这么多报纸杂志吗？难道大家不能相互传阅？资料库真的需要这些报纸杂志吗？要认真进行反思和清理。
有个企业曾经订阅了大量的同一种刊物，结果发现，其中有一半没看过。后来企业主把订阅费用砍掉约75%，事后证明没有对企业造成什么影响。类似情况要引起高度重视。
现在互联上有大量的新闻资讯，充分利用络资讯可以减少对某些报纸杂志的订阅数。再者，减少报纸杂志的订阅也可以减少许多管理上的问题。
小贴士
鼓励员工从免费报刊上获取信息。
定期更换不太满意的报纸杂志的订购。