1.发生现金收支的核算
现金的核算主要包括现金收入与现金支出的核算。由此,需要设立“现金”账户。该账户属于资产类账户,借方登记现金增加数额,贷方登记现金减少数额,余额在借方,表示库存现金的实有数额。
(1)现金收入核算。
现金的收入来源有两类:一类为从银行直接提取现金;另一类为销售业务取得现金。其核算方法分别如下两个例子所示:
【例】某公司开出现金支票1000元从银行提取现金以备日常开支。根据现金支票存根,应编制如下会计分录:
借:现金。
贷:银行存款。
【例】某公司出售废旧包装材料,收入现金180元。根据发票应编制如下会计分录:
借:现金。
贷:其他业务收入。
(2)现金支出核算。
现金支出的范围较广,如购买各种日常用品,支付员工差旅费,支付员工工资等。其核算应贷记“现金”科目;借记其他相应科目。现举例说明:
【例】经理赵东报销差旅费920元,原借款1000元,余款交回,根据报销凭证应编制如下会计分录:
借:管理费用。
现金。
贷:其他应收款——赵东。
【例】某公司业务员李立因出差预借差旅费300元。根据借条应编制如下会计分录:
借:其他应收款——李立。
贷:现金。
2.现金清查
由于企业现金收入,支出业务繁琐细碎,同时现金是最易遭受非正常损失的资产,因此企业都有对库存现金的清查制度。
库存现金的清查,包括出纳人员每日的清查核对和清查小组定期和不定期的清查。清查现金的基本方法是实地盘点,并将现金实存数与现金的记账余额进行核对。现金的实存数,是指现金柜内实有的现金数额,借条、收据等单据都不得抵充现金数。
现金清查中发现现金短缺或盈余时,除了设法查明原因外,还需及时编制“现金盘点报告表”,列明实存、账存与盈亏金额,并由经手人与出纳人员共同签章。清查后,需根据“现金盘点报告表”中的盈亏数进行账务处理。现举例如下:
【例】某企业财务科在现金清查中发现长款200元,根据“现金盘点报告表”应编制会计分录:
借:现金。
贷:待处理财产损溢——待处理流动资产损溢。
假如经核查,原因不明,经财务主管批准作营业外收入,应编制会计分录:
借:待处理财产损溢——待处理流动资产损溢。
贷:营业外收入。
【例】某企业财务科在现金清查中发现短款80元,应编制会计分录:
借:待处理财产损溢——待处理流动资产损溢。
贷:现金。
假如经核查,应由出纳员负责赔偿,应编制会计分录:
借:其他应收款——××80
贷:待处理财产损溢——待处理流动资产损溢。
3.设置备用金
几乎每个企业日常都会发生一些小额的零星开支,如计程车费、邮电费、报刊杂志费等杂项支出。对这些支出每次都使用支票是不经济的,有时甚至是不切实际的,因此企业通常都设立备用金制度。该制度的内容如下:
(1)设专人保管零用现金,并负责小额的零星开支。
(2)当零用金快用完时,即由保管员把零用金凭单及原始凭证提交会计部门,经有关人员审核后,会计部门再开出支票,由零用金保管员向银行兑现,补足、恢复原零用金限额。
(3)如果建立的零用金额限额太多或太少,会计部门再作相应的调整。
【例】某公司于2005年1月1日建立备用金制度,根据企业零星开支发生的频繁程度,规定限额为3000元,于每月中旬补足一次。
1月中旬,备用金保管员提交零用金凭单及支出凭证如下:电话电报费960元,计程车费735元,报刊杂志费675元,购买账簿等办公用品624元,备用金剩余8元;
1月1日,设立备用金限额,会计部门开出支票,由保管员向银行兑现,有关会计分录如下:
借:其他应收款——备用金。
贷:现金。
1月15日,补足备用金时:
借:管理费用——电话电报费。
——计程车费。
——报刊杂志费。
——办公费用。
贷:待处理财产损溢——待处理流动资产损溢。
现金。
本例备用现金溢余2元[(2994+8)-3000],直接贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”的贷方,反之,现金短缺,则借记“待处理财产损溢——待处理流动资