下面我们将对各项具体业务的内部控制制度加以论述。
1.现金收付内部控制制度
现金收付控制是企业内部控制系统中最为重要的环节,它包括现金收入的内部控制和现金付款的内部控制。
现金收入的内部控制重点主要在以下几个方面:
(1)聘用可靠、合格和有职业道德的职员。公司应仔细审查职员是否有不良的个人品质。此外,还需花费大量资金实施培训计划。
(2)合理分工。指定特定的职员担任出纳或管理出纳的人员或现金收入会计。
(3)合理授权。只有指定的职员(如部门经理)才可批准顾客的特殊情况,即同意顾客赊购商品。
(4)职责分离。出纳和分管现金的职员不得接近会计记录,记录现金收入的会计不得兼管现金。《中华人民共和国会计法》也规定出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权、债务账目的登记工作。
(5)审计。内部审计人员检查公司的业务是否与管理政策相符。外部审计人员检查现金收入的内部控制,主要是确定与现金收入相关的营业收入、应收账款和其他项目是否准确。
(6)凭证和记录。顾客要收到有业务记录的收据,银行对账单要列示现金收入用以核对公司记录(送款单)。
(7)电子计算机及其他控制。现金出纳经办业务,要通过电子计算机进行,以受其制约。现金要存放在保险柜和银行里。
现金支出的内部控制制度也是非常重要的,与现金收入的内部控制制度相对应,主要注意以下几个方面:
(1)选用可靠、合格和有职业道德的员工。现金付款应由高层职员管理,大额付款应由财务主管或财务主管助理经办。
(2)合理分工。专门的职员批准需付款的购货凭证,高级管理人员批准签发支票。
(3)合理授权。大额开支必须由业主或董事会授权,以确保与企业目标相一致。
(4)职责分离。计算机程序员和其他经管支票的职员不得接近会计记录,登记现金支付的会计不得有经管现金的机会。
(5)审计。内部审计人员主要审查公司业务是否与管理制度一致;外部审计人员主要审查现金支出的内容是否合理、金额是否准确。
(6)凭证和记录。要有供应商开出的发票及其他支付现金所必需的凭证;银行对账单上列示的现金支出(支票和电子通汇付款)用以调整公司的账面记录;支票要按顺序编号,以说明付款的顺序。
(7)电子计算机及其他控制。空白支票应锁在保险柜里并由不从事会计工作的管理人员负责控制;支票的金额要用擦不掉的墨水由机器印上去,已付款的发票要打孔以避免重复付款。
2.存货内部控制制度
存货是企业的流动资产,包括原材料、辅助材料、燃料、低值易耗品、包装物及劳动保护用品等。存货被誉为商业企业的血液,所以存货的内部控制很重要。良好的存货内部控制包括以下几个方面:
(1)无论采用什么盘存制度,每年至少实地盘点一次存货。
(2)保持高效的采购、验收和运输程序。
(3)保管好存货,以防被盗、损坏和腐烂。
(4)仅允许那些不能接近会计记录的人员接近存货。
(5)对贵重商品保持永续存货记录。
(6)按较经济的数量购买存货。
(7)保持足够的存货以防因存货短缺减少销售收入。
(8)不要保留过多的存货,以防将资金拴在不必要的项目上而增加费用。
以上是有关存货内部控制的基本要求,在一些内部控制制度比较完善的企业,存货管理更为规范。在实际工作中,他们管理存货出入的做法是:存货的每笔收入与发出都办理凭证。收入存货需填制采购材料验收入库单、自制原材料交库单、商品采购入库单、产品完工交库单、原材料退库单等;发出存货需填制材料领用单、材料发料单、产品销售发货单、原材料退库单等;月末应编制收料汇总表和发料汇总表。
存货的领用、发出、审核、保管、记账均要实行分工负责。
存货不仅要进行金额控制,而且要实施实物控制。会计部门一般控制金额,供应部门或销售部门分别控制金额和实物,仓库一般进行实物管理。
每年实地盘点存货是必要的,因为确认库存存货的唯一方法就是盘点。再好的会计系统也会有错误,盘点对确定存货的正确价值是必不可少的。当发现错误时,应调整会计记录,使其与实地盘点数一致。
使存货经手人远离会计记录是必要的职责分离。一个既可接近存货,又可接近会计记录的职员会有机会盗窃存货,并编制会计分录将其盗窃行为掩盖起来。例如,在存货实际被盗时,职员可增加冲销的存货数,以使存货金额降低。
在竞争日益加剧的市场经济环境中